Topsport achter de schermen: FixForm als vaste waarde op matchdagen bij KV Mechelen

De uitdaging

‍

Vóór de implementatie van FixForm werkte Seppe met een mix van Excel, WhatsApp en notitites. Meldingen kwamen via alle kanalen tegelijk binnen en planningen waren versnipperd. Er was dus geen centrale plek waar alles samenkwam. Het gevolg? Geen duidelijk overzicht, geen vlotte opvolging, en heel wat dubbel werk.

‍

"Ik was 's avonds tot 22u bezig met het maken van planningen. Alles kwam overal binnen, maar nergens centraal."

‍

• Meldingen kwamen via e-mail, WhatsApp, mondeling...
• Geen centraal overzicht of opvolging
• Veel dubbel werk, frustratie en inefficiëntie
• Moeilijk meetbare prestaties van technische teams
• 4-5 uur per week verloren aan manuele opvolging

‍

De oplossing: FixForm

‍

Sinds KV Mechelen met FixForm werkt, verloopt elke melding tot reparatie via één centraal digitaal platform. Geen losse to-do lijsten of Whatsapps meer, alles zit in één gebruiksvriendelijke, mobiele tool die het team altijd op zak heeft. Iedereen werkt sneller, duidelijker en zonder veel tijdverlies.

‍

• Meldingen komen binnen via één systeem
• Foto’s, locatie en status zijn direct zichtbaar
• Automatische taakverdeling binnen het team
• Realtime opvolging op elk toestel

‍

"Iedereen weet nu wat er moet gebeuren, wie eraan werkt en wat al afgewerkt is."

‍

Hero feature: De Checklist assist

‍

De recurrente checklists voor matchdagen zijn dé gamechanger. Ze zorgen voor structuur, snelheid en samenwerking. Elke medewerker heeft de checklist letterlijk op zak via de mobiele app. Taken worden automatisch verdeeld, live afgevinkt en iedereen ziet in één oogopslag wat er al gebeurd is, wat nog moet gebeuren, en wie waarmee bezig is. Zo is alles perfect in orde voor de aanvang van matchday.

‍

• Minstens 1 uur tijdswinst per matchday
• Taken worden automatisch aangemaakt 1 week voor de matchday
• Taken worden automatisch verdeeld
• Elke medewerker heeft de checklist letterlijk op zak en vinkt deze live af
• Iedereen ziet: wat is gedaan, wat moet nog, wie is waarmee bezig

‍

"Vroeger moest ik bellen of rondlopen om te weten wat al gebeurd was. Nu check ik gewoon mijn scherm."

‍

Resultaten & impact

‍

FixForm bracht niet alleen structuur, maar vooral rust en controle op de momenten die ertoe doen: wedstrijddagen. Seppe wint nu wekelijks 4 à 5 uur dankzij vermindering in manuele opvolging, en per matchday bespaart hij nóg een extra uur door de geautomatiseerde checklists. Telefoons en WhatsApp-berichten zijn ingeruild voor FixForm. In de commandopost staat steevast een laptop open met het FixForm-dashboard, zichtbaar op groot scherm. Zo volgt het team live op wie waarmee bezig is: van technische interventies tot VIP-verzoeken.

‍

• 4-5 uur per week tijdswinst voor Seppe
• +1 uur tijdswinst per matchday dankzij checklist-automatisering
• Commandopost met live FixForm-dashboard op groot scherm
• Meldingen van VIP-hosts snel verwerkt via digitale flow

‍

"We hebben letterlijk een laptop met FixForm openstaan in de commandopost op matchdagen. Alles wat binnenkomt, zien we meteen."

‍

ROI:

‍

Seppe’s advies:

‍

"Voor iedereen in een operationele rol met tijdsdruk: dit verdien je gegarandeerd terug. En je team wordt er beter van."