Les coulisses du haut niveau : FixForm, l’allié indispensable des jours de match au KV Mechelen

Le défi

Avant FixForm, Seppe jonglait entre Excel, WhatsApp et beaucoup de bonne volonté. Les signalements arrivaient de tous côtés, les plannings étaient éclatés, et aucune vue d’ensemble ne permettait de garder le contrôle.
‍

Résultat : pas de vision claire, des suivis laborieux et un grand nombre de doublons.

‍

« Je passais mes soirées jusqu’à 22 heures à refaire les plannings. Tout arrivait de partout, mais jamais au même endroit. »

‍

• Signalements par e-mail, WhatsApp ou à l’oral
• Aucun suivi centralisé
• Beaucoup de travail en double, frustration et perte de temps
• Difficile d’évaluer les performances des équipes techniques
• 4 à 5 heures par semaine perdues en suivi manuel

‍

‍

La solution : FixForm

Depuis que le KV Mechelen a adopté FixForm, toutes les demandes passent par une seule plateforme digitale centralisée. Fini les listes dispersées et les messages à droite à gauche : tout est regroupé dans une application mobile intuitive, toujours à portée de main. Résultat : une équipe plus rapide, plus claire et plus sereine.

‍

• Signalements via FixForm
• Photos, localisation et statut visibles immédiatement
• Répartition automatique des tâches dans l’équipe
• Suivi en temps réel sur tout appareil

‍

« Aujourd’hui, chacun sait ce qu’il doit faire, qui s’en occupe et ce qui est déjà terminé. »

‍

‍

La star du système : l’assistant Checklist

Les checklists récurrentes des jours de match ont révolutionné l’organisation. Elles apportent structure, rapidité et esprit d’équipe. Chaque collaborateur dispose de sa checklist dans l’application mobile : les tâches se créent et se répartissent automatiquement, et leur avancement est visible en direct.

‍

• 1 heure gagnée par jour de match
• Tâches générées automatiquement une semaine avant le match
• Répartition automatique entre les membres de l’équipe
• Validation en direct via l’application
• Une vision instantanée de l’avancement : ce qui est fait, à faire ou en cours

‍

« Avant, je devais appeler ou faire le tour du stade pour savoir où on en était. Aujourd’hui, je regarde simplement mon écran. »

‍

‍

Résultats & impact

FixForm n’a pas seulement apporté de la structure, il a apporté du calme et du contrôle quand la pression est à son maximum : les jours de match. Seppe économise désormais 4 à 5 heures par semaine grâce à la réduction du suivi manuel, et une heure supplémentaire à chaque match grâce aux checklists automatisées.

‍

Les appels et messages WhatsApp ont disparu au profit de FixForm. Dans le poste de commande, un ordinateur reste ouvert en permanence sur le tableau de bord FixForm, affiché sur grand écran : tout le monde suit en direct qui fait quoi, des interventions techniques aux demandes VIP.

‍

• 4 à 5 heures gagnées chaque semaine grâce à l’automatisation du suivi
• +1 heure gagnée par jour de match grâce aux checklists automatiques
• Poste de commande équipé d’un tableau de bord en direct
• Signalements des hôtes VIP traités instantanément via un flux digital

‍

« Pendant les matchs, on garde toujours un ordinateur ouvert sur FixForm dans le poste de commande. Tout ce qui arrive, on le voit immédiatement. »

‍

ROI:

‍

Le conseil de Seppe:

‍

« Pour tous ceux qui occupent une fonction opérationnelle sous pression : FixForm s’amortit à coup sûr. Et votre équipe n’en sera que meilleure. »

‍

FixForm. Parce que la gestion des bâtiments, c’est aussi un sport de haut niveau. Et avec cet assistant, chaque équipe fait la différence.